Pokud cítíte, že procesy, které tyto úkony obstarávají, přestávají ve vašem byznysu fungovat a programy k tomu určené kapacitně či funkcionálně nestíhají, je čas jim dát nový řád. Řešením může být pořízení komplexního mzdového a personálního softwaru Nugget SW.

Zhodnoťte si, jak rozsáhlý systém skutečně potřebujete

Jednotlivých funkcí, které obsahuje, bychom napočítali desítky. Záleží jen na vás, které využijete a skutečně potřebujete. Měli byste vyvážit, co je pro vás nutné, jaké funkce vám ulehčí práci a jaké už jsou zbytečné. Není totiž třeba pořizovat si něco (a platit za to!) jen kvůli tomu, že můžete, i když to reálně vůbec nepotřebujete.

Co takový systém umí?

Mzdový a personální software se skládá z několika modulů, zaměřených na různé oblasti řízení společnosti. S čím konkrétně vám tedy pomůže?

1. Mzdový modul
Základem mzdového modulu je pochopitelně počítání mezd, pojištění, příspěvků, odměn apod. Poskytuje výstupy pro zaměstnance (výplatní pásky), pro zaměstnavatele i státní správu nebo zdravotní pojišťovny. To vše sice zvládají i běžné účetní programy, právě ve výše zmíněné komplexnosti ale spočívá ta přidaná hodnota tohoto mzdového programu.

Mzdový modul obsahuje velké množství jednotlivých funkcí, které ušetří práci vaší účetní. Umí například provádět hromadné změny, velmi snadno eviduje souběžné pracovní poměry. Nabízí možnost vytvářet mzdové statistiky podle různých vybraných kritérií. Je online napojený na insolvenční rejstřík, umí také archivovat dokumenty.

Velikou předností celého systému je propojenost jednotlivých jeho částí a informací, které jsou v nich obsažené. Uveďme si vše na příkladu. Pokud například zaměstnanec zažádá o dovolenou, po schválení této žádosti a skutečném vybrání dovolené se tato informace promítne i do mzdového systému, kde automaticky ovlivní výši mzdy, podobu výplatní pásky a způsob účtování.

2. Personalistika

Modulem, který přímo souvisí se zpracováním mezd je modul personalistika. Jeho základem je rozsáhlá databáze vašich zaměstnanců a informací o nich. Ukládají se zde jejich osobní údaje, vzdělání, kvalifikace, absolvovaná školení, zdravotní stav či jazykové znalosti. Dále data spojená s jejich pracovním poměrem. Tedy pracovní smlouva, platový výměr, údaje o čerpání dovolené nebo využívání svěřených pracovních pomůcek.

Ke všem těmto datům si lze přidat jakákoliv vlastní, která jsou specifická pro vaše firemní zaměření. Všechna budete mít přehledně uložená na jednom místě. S daty lze pochopitelně nadále pracovat. Porovnávat je mezi sebou, tahat si z nich různé výběry, analýzy a statistiky v podobě tabulek, reportů, grafů nebo seznamů. To se vám bude hodit zejména při práci s vlastními daty a parametry. Typicky může jít o stanovování a sledování plnění různých cílů a pracovních úkolů zaměstnanci. Z databáze snadno také získáte různé výstupy a dokumenty, které vyžadují další firemní oddělení (HR či účetní oddělení).

3. Modul řízení lidských zdrojů
Funkce, které pod tento modul spadají, dokáží výrazně pomoci při plánování a řízení organizační struktury podniku, přímo tak navazuje na modul personalistika. Lze v něm vytvořit přehledný katalog pracovních míst s přesně definovanými popisy jednotlivých pracovních pozic a požadavky, které na ně kladete, a vazbami, které mezi danými pozicemi existují. Pomůže vám například vyřešit, kolik vás bude stát vytvoření nového pracovního místa a jestli se vám vzhledem k práci, kterou nový zaměstnanec přinese, skutečně vyplatí. Nebo jaké náklady vám vzniknou při plánování odměn zaměstnanců.

Budete vědět, kolik zaměstnanců na jaké pozice potřebujete. Sledovat zde můžete také jejich hodnocení podle vašich zvolených kritérií. Řízení lidských zdrojů je samozřejmě propojené i s dalšími moduly.

4. Portál pro zaměstnance
Každý zaměstnanec, o kterém jako firma uchováváte data, má skrze tento modul možnost do nich nahlížet a některá vybraná dokonce upravovat. Skrze tento portál probíhá také komunikace vedení se zaměstnanci. Ti se zde mohou přihlašovat na kurzy, školení nebo vnitrofiremní akce nebo žádat o dovolenou či zdravotní volno.

Najdou zde také přehled všech dokumentů, které potřebují a které souvisí s jeho pracovním poměrem, tedy pracovní smlouvu, mzdový výměr, různé interní předpisy, pravidla a nařízení či elektronickou výplatní pásku.

Každý zaměstnanec disponuje v systému určitými přístupovými právy, podle nichž se dostane přesně do takové hloubky systému, do které potřebuje.

Jak systém získat?

Máte dvě základní možnosti. Buď celý mzdový a personální systém zakoupit, čímž získáte právo na jeho neomezené používání, nebo si pronajmout časově omezenou licenci. Druhá varianta vám pomůže s rozložením investice do delšího časového období, a především sníží počáteční výši investice. Můžete jít i cestou kompromisu, kdy si nejprve zaplatíte licenci na nějaké kratší časové období, vyzkoušíte si celý systém a ve chvíli, kdy budete přesvědčeni, že vám plně vyhovuje, přejdete ke koupi.

Ať už se rozhodnete pro jednu, či druhou variantu, získáte jistotu pravidelných aktualizací. Kdykoliv se tak změní legislativa, ať už mzdová nebo v jiné pracovně-právní oblasti, do systému se to hned promítne.

Software funguje na cloudových serverech, trápit se tak nemusíte ani s pořizováním a údržbou nějakého nového hardwaru. Neřešíte aktualizace, neřešíte zabezpečení dat, jediné, co vám stačí, jsou vaše vlastní počítače a přístup k internetu.

Pro začátek doporučujeme absolvovat školení

Protože je zřejmé, že se jedná o komplexní systém s širokou škálou funkcí, jeho nasazení do firmy není možné z minuty na minutu. Je tak výhodné začít se školením, na kterém se naučíte základní postupy, jak se systémem pracovat, uvidíte modelové příklady a pomalu do celého systému proniknete tak, abyste naplno využili všech jeho funkcí.